5 Kesalahan Time Management Yang Harus Dihindari

Seberapa baik Anda mengelola waktu?

Brian Tracy mengatakan “time management is life management”, mengelola waktu sama dengan mengelola kehidupan kita. Kalau kita tidak bisa menggunakan waktu dengan baik, berarti kita tidak bisa mengelola hidup kita dengan baik. Artinya, kalau kita ingin lebih berhasil dalam hidup, kita perlu bisa mengatur dan menggunakan waktu kita dengan lebih baik.

Pusta Hery Kurnia - Time Management

Ada 5 kesalahan yang umumnya dilakukan oleh banyak orang dalam pengelolaan waktu.

Kesalahan #1. Tidak membuat “To-do list”

Pernahkan Anda merasa gelisah karena lupa melakukan satu tugas yang sangat penting? Mungkin Anda belum menggunakan To-Do List, daftar hal-hal yang harus dikerjakan, untuk menyelesaikan tugas-tugas Anda. Atau mungkin, Anda sudah punya to-do list, tetapi belum menggunakannya secara efektif.

Supaya efektif, urutkan daftar Anda berdasar prioritas / tingkat kepentingannya. Anda bisa gunakan system A – F (A untuk item prioritas tinggi, F untuk item prioritas paling rendah). Atau Anda juga menggunakan penomoran 1 – 4.

Jika Anda punya proyek besar yang harus dilakukan, coba break down ke dalam langkah-langkah spesifik, kemudian tuliskan langkah-langkah tersebut. Tujuannya supaya Anda lebih mudah mengerjakan setiap langkahnya dan tidak menunda atau melewatkan langkah yang penting.

Kesalahan #2. Tidak menentukan sasaran pribadi

Jika saya tanya “enam bulan lagi Anda akan ada dimana? Satu tahun lagi, atau 10 tahun ke depan?” Apakah Anda bisa jawab?  Apabila Anda tidak bisa jawab, berarti Anda perlu membuat sasaran pribadi!

Sasaran pribadi sangat penting terhadap pengelolaan waktu Anda. Sasaran menyediakan tujuan dan visi dan mendorong kita bergerak ke sana. Ketika kita tahu ke mana kita akan pergi, kita bisa mengelola prioritas, waktu dan resource supaya bisa sampai tujuan. Memiliki sasaran juga membantu kita untuk tentukan aktifitas mana yang layak kita lakukan serta aktifitas mana yang hanya buang-buang waktu saja.

Kesalahan #3. Tidak membuat prioritas

Pernah suatu hari, saya pulang dari kantor dengan perasaan tidak puas. Serasa banyak tugas yang belum saya selesaikan. Padahal, hari itu saya sangat sibuk. Bagaimana mungkin masih banyak tugas yang tidak tersentuh sedangkan saya super sibuk di hari itu. Saya coba ingat-ingat, selesai briefing pagi, ada rekan yang datang dan minta bantuan, saya bantu. Siangnya, ada meeting. Sorenya, saya bantu rekan saya ketemu klien. Astaga, ternyata saya lebih banyak mengerjakan tugas orang lain!

Ada ungkapan, kalau kita tidak punya rencana, orang lain yang akan buatkan rencana untuk kita. Kalau kita tidak tau apa prioritas kita di hari itu, waktu kita yang berharga bisa dengan mudah dipakai orang lain untuk mengerjakan prioritas mereka.

Kesalahan #4. Gagal mengelola gangguan

Tahukah Anda bahwa setiap hari banyak orang kehilangan dua jam waktunya karena gangguan? Bayangkan, berapa banyak yang bisa Anda kerjakan seandainya bisa memanfaatkan waktu yang hilang tersebut.

Gangguan ini bisa berupa email, chatting BBM, WA, twitter, FB, dan teman-temannya, rekan kerja yang minta bantuan, atau telepon dari klien. Dalam kondisi terganggu, kita susah sekali mencapai irama kerja dimana kita bisa fokus 100%. Cara praktis untuk meminimalisir gangguan ini antara lain: mematikan sosmed saat bekerja, memberi tahu orang lain bahwa Anda sedang ingin fokus menyelesaikan sesuatu, mengatur waktu untuk balas email, serta melatih diri agar bisa tetap konsentrasi saat berada di tengah gangguan.

Kesalahan #5. Menunda

Menunda adalah tidak menyelesaikan tugas yang seharusnya bisa Anda selesaikan sekarang. Ketika Anda menunda, Anda merasa bersalah, tidak nyaman, dan gelisah karena Anda belum juga mulai mengerjakan. Kemudian Anda akan terburu-buru berusaha menyelesaikannya hingga akhirnya Anda terlambat.

Satu tips praktis untuk menghilangkan penundaan adalah dengan mengatakan kepada diri Anda bahwa Anda akan mengerjakan tugas selama sepuluh menit. Biasanya, para penunda merasa bahwa mereka harus menyelesaikan seluruh tugas dari awal sampai akhir. Ekspektasi tinggi ini membuat tugas tampak berat dan menyebabkan muncul perasaan tidak nyaman, sehingga orang cenderung malas bergerak. Fokus untuk mulai dulu. Sepuluh menit tidak apa-apa, yang penting mulai ambil tindakan.

Menurut Peter Drucker, waktu adalah sumber daya yang paling langka. Kalau waktu saja tidak bisa kita kelola, kita tidak mungkin bisa mengelola sumber daya yang lain.

Kelola waktu Anda dengan bijak. Hindari melakukan 5 kesalahan ini. Anda akan punya banyak waktu berkualitas untuk capai cita-cita Anda.

Oleh: Pusta Hery Kurnia

Leave a Comment